5 bis 8 Unterbrechungen am Tag
Wer macht das bei uns? Wo liegt die Vorlage? Was gilt bei diesem Mandantentyp? Die Inhaberin beantwortet dieselben Fragen immer wieder. Jede Unterbrechung kostet Konzentration und Beratungszeit.
Für Steuerberatungskanzleien mit 10 bis 20 Mitarbeitenden
„Wie machen wir das
eigentlich bei uns?“
Ab jetzt weiß es das Wiki.
Kanzleihirn ist kein Steuerrechts-Chat. Es kennt Ihre Abläufe, Zuständigkeiten, Hausregeln und DATEV-Kniffe: von uns kuratiert, anonymisiert und mit Quelle belegt. Als Managed Service: Wir pflegen, Ihr Team fragt.
Hosting in Deutschland · Keine Mandantendaten im Wiki · Null Lock-in
Kanzlei-Wiki · Chat
Beispielfrage wählen
Neuer Mandant, Handwerks-GmbH, will zum Ersten zu uns wechseln. Was muss ich bei der Aufnahme alles machen?
Bei uns läuft die Mandantenaufnahme in fünf Schritten:
1. Erstgespräch führt die Inhaberin, inklusive Honorarrahmen.
2. Sachbearbeitung legt den Mandanten in DATEV an und erstellt die Vollmacht (Vorlage im Team-Ordner).
3. Identifizierung nach GwG vor der ersten Buchung, nicht danach.
4. Unterlagen erst anfordern, wenn der Vorberater die Kündigung bestätigt hat.
5. Vier-Augen-Check des Stammdatenblatts durch die Büroleitung.
prozesse/Mandantenaufnahme.mdprozesse/GwG-Identifizierung.md
Beispielantworten einer fiktiven Kanzlei. Antworten kommen ausschließlich aus dem kuratierten Wiki, ohne Mandantendaten.
Das Problem
Ihr wertvollstes Kapital steht in keinem System
DATEV führt die Buchhaltung. Microsoft 365 speichert die Dateien. Aber das Erfahrungswissen Ihrer Kanzlei, also die Abläufe, die Stolperfallen, die Hausregeln, lebt ungesichert in Köpfen.
Onboarding dauert Monate
Neue Mitarbeitende lernen Hausregeln, Zuständigkeiten und Kanzlei-Auslegungen mündlich und nebenbei. Bis zur Selbstständigkeit vergehen Monate.
Sonderwissen in einzelnen Köpfen
Welche Mandantengruppe welche Sonderbehandlung braucht, welche Auslegung sich die Kanzlei zu eigen gemacht hat, was die letzte Betriebsprüfung gelehrt hat: Geht die eine Person in Elternzeit oder kündigt, geht das Wissen mit.
DATEV-Workarounds nur mündlich
Die kleinen Klickwege und Umgehungen, die den Alltag schnell machen, stehen nirgendwo. Sie werden am Schreibtisch weitergegeben. Oder eben nicht.
Die Lösung
Vom Kopf ins Wiki, in drei Schritten
Sie kaufen keine Software, die Ihr Team selbst befüllen muss. Sie kaufen Kuration: Wir bauen die Wissensbasis auf und halten sie aktuell, als laufenden Service.
Wissen einsammeln
Wir führen strukturierte Interviews mit Inhaberin, Büroleitung und erfahrenen Mitarbeitenden, sichten bestehende Handbücher, Vorlagen und Notizen. So kartieren wir, wo die Wissensinseln Ihrer Kanzlei liegen.
Kuratieren und anonymisieren
Aus Rohmaterial werden geprüfte Wiki-Seiten: Prozesse, Zuständigkeiten, Branchenwissen, DATEV-Workarounds. Mandantendaten werden konsequent entfernt, Beispiele als anonyme Typfälle formuliert, jede Aussage mit Quelle belegt.
Per Chat abrufbar
Ihr Team fragt in natürlicher Sprache. Der Chat antwortet ausschließlich aus dem kuratierten Wiki und verlinkt jede Antwort auf die Quellseite. Nachprüfbar statt plausibel klingend.
Einordnung
Warum nicht einfach …?
Die naheliegenden Alternativen lösen jeweils ein anderes Problem. Keine davon beantwortet kuratiert und quellenbelegt, wie Ihre Kanzlei arbeitet.
ChatGPT & Co.
Gut für: Formulieren, zusammenfassen, allgemeine Fragen.
Was fehlt: Kennt Ihre Kanzlei nicht. Antwortet plausibel, aber ohne Ihre Abläufe, Ihre Hausregeln, Ihre Auslegungen. Und ohne Quellen.
Fach-KI wie CopilotTax
Gut für: Fragen zum Steuerrecht, breit und aktuell.
Was fehlt: Weiß nicht, wie Ihre Kanzlei arbeitet: Wer gibt frei, welche Vorlage gilt, was hat die letzte Betriebsprüfung gelehrt. Kanzleihirn ist die Ergänzung dazu, nicht der Ersatz.
DATEV
Gut für: Buchhaltung, Lohn und Steuern, zuverlässig.
Was fehlt: Verarbeitet Daten, synthetisiert aber kein Erfahrungswissen. Die Schicht „Warum machen wir das so?“ fehlt, und die Workarounds stehen nirgends.
Confluence, Notion + KI-Plugin
Gut für: Ablage von allem, was jemand hineinschreibt.
Was fehlt: Meist veraltet, unstrukturiert, ungepflegt. Das Plugin durchsucht den Wildwuchs, kuratiert ihn aber nicht.
Eigenes Open-Source-RAG
Gut für: Technisch machbar, volle Kontrolle.
Was fehlt: Jemand muss es betreiben, absichern, füttern und die Qualität sichern. Ohne Kuration entsteht LLM-Slop.
Kanzleihirn: Antworten ausschließlich aus Ihrem kuratierten Prozess- und Erfahrungswissen, jede mit Quellenbeleg. Betrieb, Pflege und Qualität liegen bei uns.
Compliance & Vertrauen
Konformität als Architektur, nicht als Fußnote
Eine Steuerberatungskanzlei kann sich keine Datenschutz-Grauzonen leisten. Deshalb ist das System so gebaut, dass die heiklen Fälle gar nicht erst entstehen können.
- Hosting in Deutschland / EU
- Wissensbasis und Chat laufen in Deutschland bzw. der EU, auch die KI-Antworten für Ihre Mitarbeitenden. Auf Wunsch 100 % lokal auf Ihrem eigenen Server: dieselbe Wissensbasis, maximale Datenhoheit.
- § 203 StGB als Architektur
- Berufsverschwiegenheit ist kein Versprechen, sondern Bauprinzip: Rohquellen sind für Mitarbeitende technisch unsichtbar. Der Chat greift ausschließlich auf das kuratierte, anonymisierte Wiki zu.
- AVV nach Art. 28 DSGVO
- Ein Auftragsverarbeitungsvertrag und eine förmliche Verschwiegenheitsverpflichtung liegen vor, bevor eine einzige Datei fließt. Keine Mandantennamen, keine Steuernummern, keine Einzelfallzahlen im Wiki: harte Anonymisierungsregeln von Tag eins.
- Lückenloser Audit-Trail
- Jede Änderung an der Wissensbasis ist in Git versioniert, ergänzt um ein append-only Aktivitätslog. Wer wann was geändert hat, ist jederzeit nachvollziehbar.
- Null Lock-in
- Alles liegt als Markdown und Git vor, jederzeit exportierbar und mit jedem Editor weiterführbar. Das halten wir im Vertrag fest. Sie können gehen, das Wissen bleibt Ihres.
- Wahlfreiheit beim KI-Modell
- Mistral in der EU für Tempo oder ein lokal betriebenes Modell auf Ihrer Hardware für maximale Vertraulichkeit. Die Wissensbasis bleibt identisch, der Wechsel ist jederzeit möglich.
Ablauf & Konditionen
Drei Phasen, klare Festpreise
Kein offenes Projektbudget, keine Tagessatz-Überraschungen. Sie wissen vor jeder Phase, was sie kostet und was am Ende vorliegt.
Phase 1
1 Woche
Bestandsaufnahme
Festpreis ab 2.500 €
- Interviews mit Inhaberin, Büroleitung und Schlüsselpersonen
- Wissensinseln kartieren: Wer weiß was, was ist gefährdet?
- Scope, KPIs und Anonymisierungsregeln festlegen
Liefergegenstand: Bestandsaufnahme-Bericht und konkretes Angebot
Phase 2
4 bis 6 Wochen
Setup
Festpreis (laut Angebot)
- Hosting in Deutschland aufsetzen
- Wiki-Aufbau: rund 40 kuratierte Seiten aus Ihrem Wissen
- Chat-Frontend, Mitarbeiter-Zugänge, Einweisung ins System
Liefergegenstand: Lauffähiges Kanzlei-Wiki mit Chat
Phase 3
laufend
Betrieb / Retainer
ab 1.800 €/Monat
- Monatliche Kuration: neue Themen rein, Veraltetes raus
- Reaktion auf Gesetzesänderungen: neues BMF-Schreiben, betroffene Seiten aktualisiert
- Support für Ihr Team
Jederzeit kündbar. Möglich, weil null Lock-in.
Häufige Fragen
Die berechtigten Einwände, beantwortet
Wir haben schon eine Steuer-KI wie CopilotTax. Brauchen wir das trotzdem?
Ja, weil es eine andere Frage beantwortet. Fach-Tools beantworten „Was gilt?“. Kanzleihirn beantwortet „Wie machen wir das bei uns?“: Zuständigkeiten, Abläufe, Hausregeln, DATEV-Kniffe und die Auslegungen, die sich Ihre Kanzlei zu eigen gemacht hat. Beides zusammen deckt den Alltag ab.
Können wir nicht einfach ChatGPT nehmen?
ChatGPT kennt Ihre Kanzlei nicht: nicht Ihre Abläufe, nicht Ihre Mandantengruppen, nicht Ihre Zuständigkeiten. Hier wird Ihr eigenes Wissen kuratiert und mit Quellen belegt abrufbar gemacht. Jede Antwort verlinkt auf die Wiki-Seite, aus der sie stammt.
Was ist mit dem Datenschutz?
Wissensbasis und Chat laufen in Deutschland bzw. der EU. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird vor Projektstart geschlossen. Es gelangen keine Mandantendaten ins Wiki, denn Anonymisierung ist Teil der Kuration und kein nachträglicher Schritt. Auf Wunsch betreiben wir das System 100 % lokal auf Ihrem eigenen Server.
Was, wenn wir wieder aussteigen wollen?
Sie behalten alles als Markdown und Git und arbeiten mit jedem beliebigen Editor weiter, ob Obsidian, VS Code oder etwas anderes. Das halten wir im Vertrag fest: null Lock-in. Der Retainer ist jederzeit kündbar.
Wer pflegt das?
Wir, im Retainer. 4 bis 6 Stunden Kuration pro Monat sind enthalten, inklusive Reaktion auf Gesetzesänderungen: Erscheint ein neues BMF-Schreiben, werden alle betroffenen Seiten aktualisiert und die alte Rechtslage in der Historie dokumentiert. Ihr Team muss nichts pflegen.
Wir nutzen doch schon DATEV.
Und das bleibt auch so. DATEV verarbeitet Daten (Buchhaltung, Lohn, Steuern), synthetisiert aber kein Erfahrungswissen. Das Kanzlei-Wiki ist die Schicht darüber: dort steht, warum Ihre Kanzlei Dinge auf eine bestimmte Weise macht, inklusive der DATEV-Workarounds selbst.
Lohnt sich das wirtschaftlich?
Rechnen Sie konservativ: Wenn die Inhaberin pro Woche zwei Stunden Standardfragen einspart, ist das Honorar amortisiert. Dazu kommen schnelleres Onboarding, weniger Wissensverlust bei Personalwechsel und ein Team, das Antworten findet, statt zu warten.
Finden wir heraus, wo Ihr Wissen liegt,
bevor es geht.
30 Minuten, unverbindlich. Wir besprechen Ihre Wissensinseln, den möglichen Scope und ob eine Bestandsaufnahme für Ihre Kanzlei Sinn ergibt.